属人的な顧客管理を解消！作業効率15%UPを実現した方法とは？

業種	利用ツール
不動業	Mail2Link
	Mail2Login
	Mail2Connect
	Salesforce

顧客管理の属人化問題

ーMail2Linkを導入したきっかけを教えてください。

IREAは外国人向けの不動産仲介会社です。
そのほとんどの接客を日本語と外国語の話せるエージェントに業務委託をしています。
ただ、反響取得から成約までの管理を各エージェントに任せていたため、弊社側で進捗やボトルネックの共有がされず属人化を問題視していました。

そこで、Salesforceを導入したのですが、各エージェント自身が担当してるリード情報のみを閲覧できるように権限を設定しなければならなかったため、Salesforceにリードを取り込む際に必ず担当営業が紐づいている必要がありました。

そのためには、Salesforceに取り込む反響内容に担当エージェントが誰なのかがわかる情報が記載されている必要がありましたが、利用しているポータルサイトの反響通知メールには担当情報の記載が一切なく頭を抱えていたところ、Salesforceの担当者の方からMail2Linkを紹介していただいたのがきっかけで導入しました。

顧客管理を一元化し、エージェントの事務作業を軽減

ーMail2Linkのご利用方法を教えてください。

Mail2Linkの2つのオプション
・Mail2Login
・Mail2Connect
を利用してポータルサイトの反響をSalesforceに取り込んでいます。

まず、反響メールが届く際にMail2Loginが物件担当エージェントの電話番号をポータルサイトから取得し、反響メールに記載します。

次に、取得した電話番号をMail2Connectで各エージェントのSalesforceのユーザーIDに置換したあと、Salesforceへ反響メールを転送します。

こうすることで、物件担当であるエージェントのSalesforceIDが記載された反響メールを取り込むことができ、取り込みと同時にリードの所有者を自動割り当てすることが可能になっています。
また、リードが作成されると割り当てられたエージェントのSlackへ通知が届くようになっており、対応スピードの向上や対応漏れのリスク回避にも貢献しています。

ーMail2Link導入後の効果はいかがでしたか？

Mail2Linkを利用することで、自動で反響をSalesforceへ取り込んでくれるので漏れることなく顧客情報が一元化され、属人化の問題を解消することができました。

また、反響メールから生成されたリード情報にはじめから担当エージェントを紐づけられるので、各エージェントは自身のリード情報のみを表示できるので安心して利用できます。

さらに、各エージェントが紙やExcelで個人管理していた顧客情報がSalesforceに自動取り込みされるようになり、顧客管理等のための事務作業時間が10〜15％も軽減されました。

これまでは、弊社側で各エージェントの追客状況がわからず、的確なOJTを組めずにいましたが、顧客情報の一元管理により追客のボトルネックを把握できるようになったため、成果までのプロセスに対してよりアシストがしやすくなりました。

ーMail2Linkの良かった点はどこですか？

Mail2Linkですべての反響をSalesforceで管理できるようになったことで、エージェントと社員間でのコミュニケーションをSalesforce上で取れるようになりました。

特に、Salesforce内のチャット機能は反響のレコードごとに会話ができて便利です。
新人エージェントが不明点を相談してくれる頻度が増えましたし、相談内容もSalesforce内にすべて記録されるので安心です。

Mail2LinkでSalesforce運用を強化し、マーケティング活動を推進

ーMail2Link導入後の感想を教えてください。

Mail2Linkの導入によって、私たちIREAの顧客管理体制は劇的に改善されました。これまでエージェントに任せきりだった顧客情報が一元化され、共有がスムーズになったことで、属人化の問題を解決することができました。

また、Mail2Linkを通じて自動化された顧客情報の取り込みにより、エージェントがこれまで手動で行っていた煩雑な事務作業から解放され、より多くの時間を本来の業務である顧客対応に充てることができるようになりました。この効率化により、エージェントの業務負担が軽減され、全体の生産性が向上しました。

さらに、正確な顧客情報に基づくマーケティング活動が可能になり、ターゲットに対するアプローチがより的確になりました。エージェントが取りきれなかったリードを把握し、ナーチャリングすることで新たなビジネスチャンスを生み出すことが期待されます。Mail2Linkの導入は、単なるシステムの変更ではなく、私たちの業務プロセス全体を見直し、改善するきっかけとなりました。これからも、このシステムを活用し、さらなる成長を目指していきたいと思います。

会社名	IREA株式会社
HP	https://www.irea.estate/ja/index.html
事業内容	外国人向けの不動産仲介業
従業員数	12名